Termini e Condizioni Generali del Servizio

Il servizio SafeDesk e' fornito da YE Engineering, P. IVA 03616710368, con sede in Via Romana 120, 41036 Medolla (MO), Italia, titolare del marchio e del prodotto SafeDesk (di seguito, il 'Fornitore' o 'SafeDesk').

I presenti Termini e Condizioni Generali del Servizio (i 'Termini') disciplinano il rapporto tra SafeDesk e il soggetto professionale o organizzativo che attiva o utilizza il servizio (il 'Cliente'). Per 'Utente Autorizzato' si intende ogni persona fisica che accede alla piattaforma per conto del Cliente. Per 'Contenuti del Cliente' si intendono dati, documenti, allegati, immagini, testi, informazioni e istruzioni caricati o trasmessi dal Cliente o dagli Utenti Autorizzati.

Fanno parte integrante del contratto, per quanto applicabili, anche la Privacy Policy, la Cookie Policy, il Data Processing Agreement ('DPA'), gli eventuali ordini, preventivi, moduli d'offerta, piani commerciali, descrizioni di servizio, SLA o condizioni particolari concordate per iscritto. In caso di conflitto, prevalgono nell'ordine: condizioni particolari sottoscritte dalle parti, DPA per i profili privacy, presenti Termini, restanti policy pubblicate sul sito.

SafeDesk e' un servizio destinato esclusivamente a professionisti, studi professionali, imprese, enti e organizzazioni che agiscono per finalita' inerenti alla propria attivita' professionale o imprenditoriale. Il servizio non e' destinato a consumatori ai sensi del D.Lgs. 206/2005.

Il soggetto che crea un account, richiede una demo, attiva un trial, sottoscrive un piano o utilizza il servizio per conto di un'organizzazione dichiara e garantisce di avere i necessari poteri di rappresentanza o comunque di essere debitamente autorizzato a vincolare l'organizzazione ai presenti Termini.

Salvo diverso accordo scritto, il contratto si considera concluso nel momento in cui SafeDesk conferma l'attivazione del servizio, rende disponibile l'accesso all'account o consente al Cliente di iniziare il periodo di prova o il piano sottoscritto. Prima dell'invio di una richiesta di attivazione o di acquisto, il Cliente puo' verificare e correggere i dati immessi nelle interfacce rese disponibili da SafeDesk.

La lingua del contratto e' l'italiano. La versione vigente dei Termini e' resa disponibile sul sito e puo' essere salvata o riprodotta dal Cliente. Le comunicazioni elettroniche, incluse e-mail, notifiche in-app e conferme trasmesse mediante il servizio, costituiscono mezzi validi di comunicazione tra le parti.

SafeDesk e' una piattaforma software erogata in modalita' Software-as-a-Service (SaaS) che consente, tra l'altro, di organizzare e archiviare documenti, monitorare scadenze, gestire flussi operativi, collaborare tra utenti e utilizzare funzionalita' di supporto basate su intelligenza artificiale per l'analisi di contenuti caricati dal Cliente.

Le funzionalita' effettivamente disponibili dipendono dal piano attivo, dalla configurazione del servizio, dalle integrazioni abilitate e dall'evoluzione tecnica del prodotto. SafeDesk puo' introdurre, aggiornare, sostituire o dismettere funzionalita' accessorie, beta, sperimentali o dipendenti da servizi di terzi, fermo restando il mantenimento della natura essenziale del servizio sottoscritto, salvo diverso accordo scritto.

Il Cliente si impegna a fornire dati completi, corretti, aggiornati e riferiti alla propria attivita' o organizzazione. SafeDesk puo' rifiutare, sospendere o revocare account creati con dati falsi, incompleti, ingannevoli o non coerenti con la natura professionale del servizio.

Il Cliente e' responsabile dell'abilitazione, della disabilitazione e del controllo degli Utenti Autorizzati che operano sotto il proprio tenant o account organizzativo. Le attivita' compiute dagli Utenti Autorizzati si intendono effettuate per conto del Cliente.

Per la durata del contratto e nei limiti del piano sottoscritto, SafeDesk concede al Cliente una licenza limitata, non esclusiva, non trasferibile, non sublicenziabile e revocabile di accesso e utilizzo del servizio per le sole finalita' professionali interne del Cliente.

Il Cliente non acquisisce alcun diritto sul software, sul codice sorgente, sulle API interne, sull'interfaccia, sulla documentazione o su altre componenti del servizio, fatta eccezione per il diritto di utilizzo espressamente riconosciuto nei presenti Termini.

Le caratteristiche dei piani, i limiti di utilizzo, i corrispettivi, gli eventuali periodi di prova gratuita, i moduli aggiuntivi, gli utenti inclusi, i servizi opzionali e ogni altra condizione economica sono quelli indicati sul sito, nella piattaforma, nella pagina di checkout o nell'offerta commerciale accettata dal Cliente al momento della sottoscrizione.

Salvo diverso accordo scritto, i canoni sono fatturati anticipatamente con la periodicita' prevista dal piano. Tutti gli importi si intendono al netto di IVA, imposte, ritenute, tasse o oneri analoghi eventualmente applicabili.

I pagamenti sono gestiti tramite Stripe o altri provider indicati da SafeDesk. Il Cliente autorizza SafeDesk e il relativo provider di pagamento a eseguire gli addebiti dovuti in conformita' al piano selezionato, inclusi gli eventuali rinnovi automatici, salvo disdetta nei termini previsti.

Il Cliente conserva la titolarita' dei propri Contenuti e dei relativi diritti. Nella misura necessaria a erogare il servizio, il Cliente concede a SafeDesk una licenza limitata, non esclusiva e valida per la durata del rapporto contrattuale a ospitare, copiare tecnicamente, organizzare, trasmettere, analizzare, estrarre e trattare tali Contenuti nei limiti delle funzionalita' richieste dal Cliente o attivate dai suoi Utenti Autorizzati.

Il Cliente dichiara e garantisce di avere ogni diritto, titolo, autorizzazione e base giuridica necessaria per caricare i Contenuti, farli trattare tramite la piattaforma e comunicarli a SafeDesk e ai suoi fornitori autorizzati ai fini dell'esecuzione del servizio.

Le funzionalita' di intelligenza artificiale integrate in SafeDesk forniscono classificazioni, estrazioni, suggerimenti, controlli automatizzati e segnalazioni a supporto dell'utente. Tali output sono generati da modelli probabilistici e possono contenere errori, omissioni, falsi positivi, interpretazioni incomplete o risultati non aggiornati rispetto al contesto normativo o documentale specifico.

SafeDesk opera quale strumento di supporto operativo. Il servizio non costituisce consulenza legale, tecnica, sanitaria, medica, fiscale o professionale e non sostituisce in alcun modo il giudizio umano del tecnico, del datore di lavoro, del consulente, del medico competente o di altro professionista incaricato dal Cliente.

SafeDesk non utilizza i Contenuti del Cliente per addestrare propri modelli di intelligenza artificiale. Le funzionalita' AI sono erogate tramite Google Cloud Vertex AI nell'ambito di un ambiente professionale soggetto ai termini Google Cloud applicabili, incluso il Cloud Data Processing Addendum (CDPA) e i Service Specific Terms. Alla data di ultimo aggiornamento dei presenti Termini, tali termini prevedono una training restriction in forza della quale Google non utilizza i dati del cliente per addestrare o perfezionare modelli AI/ML senza preventiva autorizzazione o istruzione del cliente.

SafeDesk configura le funzionalita' Vertex AI su endpoint europei e all'interno di un perimetro infrastrutturale impostato su localita' UE per i servizi supportati. Restano fermi eventuali trattamenti tecnici accessori del provider, quali logging di sicurezza, caching o retention limitata, nei limiti dei termini contrattuali applicabili e della configurazione adottata.

Il servizio puo' integrare o dipendere da fornitori terzi, inclusi provider di cloud, autenticazione, pagamento, invio e-mail, analisi documentale o intelligenza artificiale. Il funzionamento di specifiche funzionalita' puo' dipendere dalla continuita', disponibilita' o modifica dei relativi servizi terzi.

L'utilizzo di servizi o componenti di terzi puo' essere soggetto anche ai termini del relativo provider, nella misura in cui tali termini disciplinino aspetti non derogabili o strettamente inerenti allo specifico servizio esterno. SafeDesk resta responsabile esclusivamente per le obbligazioni assunte direttamente nei confronti del Cliente nei presenti Termini e, se applicabile, nel DPA.

SafeDesk adotta misure ragionevoli per assicurare continuita', sicurezza e disponibilita' del servizio, ma non garantisce che la piattaforma sia sempre disponibile senza interruzioni, errori, rallentamenti, vulnerabilita' o dipendenze da servizi terzi.

SafeDesk puo' eseguire manutenzioni programmate o emergenziali, aggiornamenti infrastrutturali, patch di sicurezza, migrazioni, interventi correttivi e modifiche tecniche che si rendano ragionevolmente necessari per la continuita', la sicurezza o l'evoluzione del servizio.

SafeDesk non e' responsabile per ritardi o inadempimenti dovuti a cause di forza maggiore o comunque a eventi fuori dal proprio ragionevole controllo, inclusi indisponibilita' di provider terzi, guasti di rete, interruzioni elettriche, attacchi informatici su larga scala, provvedimenti dell'autorita', guerre, sommosse, incendi, alluvioni, scioperi o eventi analoghi.

Ciascuna parte si impegna a mantenere riservate e a non divulgare a terzi le informazioni confidenziali dell'altra parte di cui venga a conoscenza in occasione del rapporto contrattuale, salvo quanto strettamente necessario all'esecuzione del contratto o imposto da obblighi di legge.

Per Informazioni Confidenziali si intendono, a titolo esemplificativo, documentazione tecnica non pubblica, credenziali, informazioni commerciali, prezzi riservati, dati organizzativi, flussi operativi, architetture, misure di sicurezza, contenuti non pubblici, nonche' i Contenuti del Cliente trattati da SafeDesk nell'ambito del servizio.

Gli obblighi di riservatezza non si applicano alle informazioni che siano o divengano pubbliche senza violazione del contratto, siano gia' legittimamente note alla parte ricevente, siano ricevute lecitamente da un terzo senza vincoli di riservatezza o debbano essere comunicate in forza di un obbligo normativo o di un ordine dell'autorita' competente.

Per i trattamenti di dati personali necessari alla gestione del sito, dei lead, dell'account, del rapporto commerciale, della fatturazione, della sicurezza e del supporto, SafeDesk agisce in qualita' di titolare del trattamento secondo quanto indicato nella Privacy Policy.

Quando il Cliente utilizza la piattaforma per trattare dati personali di lavoratori, collaboratori, fornitori, subappaltatori o altri terzi nell'ambito delle proprie finalita' professionali, SafeDesk agisce normalmente quale responsabile del trattamento o sub-responsabile nei limiti e secondo le condizioni stabilite nel DPA.

Il Cliente resta responsabile della liceita' dei trattamenti effettuati mediante il servizio, dell'individuazione della base giuridica, dell'adempimento degli obblighi informativi verso gli interessati, delle istruzioni impartite a SafeDesk e della legittimita' delle decisioni assunte sulla base dei dati trattati.

Il software, il marchio SafeDesk, la documentazione, l'interfaccia utente, la struttura del database, il design, i contenuti originali del servizio e ogni altra componente sviluppata o resa disponibile da SafeDesk o dai suoi licenzianti restano di esclusiva titolarita' del Fornitore o dei rispettivi aventi diritto. Nessuna disposizione dei presenti Termini trasferisce al Cliente diritti di proprieta' intellettuale o industriale sul servizio.

Qualora il Cliente trasmetta suggerimenti, idee, proposte di miglioramento, segnalazioni o feedback relativi al servizio, SafeDesk potra' utilizzarli liberamente per finalita' di sviluppo, miglioramento e manutenzione del prodotto, senza obbligo di corrispettivo, fatto salvo l'obbligo di non utilizzare dati personali o informazioni confidenziali del Cliente oltre quanto consentito dalla legge e dal contratto.

Il Cliente si impegna a manlevare e tenere indenne SafeDesk, i suoi titolari, collaboratori, amministratori, dipendenti, consulenti e fornitori da qualsiasi pretesa, domanda, contestazione, sanzione, perdita, costo, onere, danno o spesa, incluse ragionevoli spese legali, derivanti o connessi a condotte imputabili al Cliente o ai suoi Utenti Autorizzati.

Salvo i casi di dolo o colpa grave e nei limiti massimi consentiti dalla legge applicabile, SafeDesk non risponde per danni indiretti, consequenziali, perdita di profitto, mancato guadagno, perdita di opportunita', danni reputazionali, interruzione dell'attivita', perdita di chance, perdita o corruzione di dati imputabile al Cliente o a terzi, ne' per effetti derivanti da uso improprio del servizio, errori nei Contenuti caricati, indisponibilita' di fornitori terzi o affidamento esclusivo sugli output AI.

Nei limiti consentiti dalla legge applicabile, la responsabilita' complessiva aggregata di SafeDesk per qualsiasi pretesa derivante dal contratto o dal servizio non potra' in ogni caso eccedere l'importo complessivamente corrisposto dal Cliente a SafeDesk nei 12 mesi precedenti il fatto generatore della responsabilita'. Qualora il Cliente utilizzi esclusivamente un piano gratuito, tale limite massimo e' pari a EUR 100,00.

Il contratto ha durata pari al periodo del piano sottoscritto e, salvo diversa indicazione, si rinnova automaticamente per periodi successivi di pari durata.

Il Cliente puo' recedere interrompendo il rinnovo del servizio con effetto dalla fine del periodo gia' pagato. Salvo diversa previsione espressa del piano o di legge, non sono previsti rimborsi per periodi parzialmente fruiti.

Salvo diversa indicazione del Cliente comunicata per iscritto, tutte le comunicazioni relative al contratto possono essere inviate agli indirizzi e-mail associati all'account o ai recapiti indicati dal Cliente nei flussi di registrazione, acquisto o supporto.

Il Cliente non puo' cedere il contratto, in tutto o in parte, senza il previo consenso scritto di SafeDesk. SafeDesk puo' cedere o trasferire il contratto, o i relativi rapporti giuridici, nell'ambito di operazioni societarie, riorganizzazioni, cessioni d'azienda o di ramo d'azienda, fusioni, scissioni o trasferimenti del prodotto SafeDesk, previa comunicazione al Cliente ove ragionevolmente possibile.

L'eventuale nullita', invalidita' o inefficacia di una clausola non pregiudica la validita' delle restanti disposizioni. Il mancato o ritardato esercizio di un diritto da parte di SafeDesk non costituisce rinuncia. I presenti Termini, unitamente ai documenti richiamati, costituiscono l'intero accordo tra le parti in relazione all'oggetto del contratto e sostituiscono eventuali intese precedenti sul medesimo oggetto, salvo quanto espressamente concordato per iscritto.

I presenti Termini sono regolati e devono essere interpretati secondo la legge della Repubblica Italiana.

Le parti si impegnano a tentare in buona fede la composizione bonaria di eventuali controversie derivanti dal contratto o dall'utilizzo del servizio, per un periodo non inferiore a 30 giorni dalla ricezione della contestazione scritta.

In caso di mancata composizione bonaria, per ogni controversia relativa ai presenti Termini, alla loro interpretazione, esecuzione, validita' o efficacia e' competente in via esclusiva il Foro di Modena, fatti salvi eventuali fori inderogabili previsti dalla legge applicabile.

SafeDesk si riserva di modificare i presenti Termini per ragioni normative, regolatorie, tecniche, organizzative, di sicurezza, commerciali o legate all'evoluzione del servizio o dei fornitori terzi utilizzati.

La versione aggiornata sara' pubblicata su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali che incidano in modo significativo sui diritti o sugli obblighi del Cliente, SafeDesk dara' comunicazione con ragionevole preavviso mediante e-mail, notifica in-app o altro canale idoneo.

Salvo diversa indicazione, le modifiche avranno effetto dalla data indicata nella comunicazione o nella pagina dei Termini. Il proseguimento dell'utilizzo del servizio dopo tale data costituira' accettazione della versione aggiornata. Se il Cliente non intende accettare le modifiche sostanziali, potra' interrompere il rinnovo e cessare l'utilizzo del servizio prima della loro entrata in vigore.

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 c.c., il Cliente dichiara di aver letto con particolare attenzione e di approvare specificamente, ove applicabili, le clausole relative a: natura B2B del servizio; conclusione del contratto; licenza d'uso e restrizioni; rinnovo automatico e pagamenti; uso consentito e responsabilita' sui Contenuti del Cliente; limiti delle funzionalita' AI e obbligo di supervisione umana; servizi di terzi; disponibilita' del servizio e assenza di SLA salvo accordi separati; riservatezza; proprieta' intellettuale; manleva; limitazione di responsabilita'; sospensione, risoluzione e cessazione; cessione del contratto; foro esclusivo di Modena; modifiche unilaterali dei Termini nei limiti ivi previsti.