Informativa sul Trattamento dei Dati Personali

Il titolare del trattamento per i trattamenti descritti nella presente informativa e' YE Engineering, P. IVA 03616710368, con sede in Via Romana 120, 41036 Medolla (MO), Italia, titolare del marchio e del prodotto SafeDesk (di seguito, il 'Titolare' o 'SafeDesk').

Per richieste in materia di privacy, esercizio dei diritti previsti dal GDPR o segnalazioni relative al trattamento dei dati personali e' possibile contattare il Titolare all'indirizzo info@safedesk.it.

Alla data di ultimo aggiornamento della presente informativa, il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) non ritenendo sussistenti i presupposti di legge; tale valutazione resta soggetta a revisione periodica.

La presente informativa si applica al sito safedesk.it, alle relative pagine pubbliche, all'applicazione accessibile tramite area riservata, ai moduli di contatto, ai flussi di registrazione, ai canali di supporto e ai servizi direttamente erogati da SafeDesk.

L'informativa riguarda, a seconda dei casi, visitatori del sito, referenti commerciali, utenti registrati, clienti, potenziali clienti, soggetti che caricano documenti tramite link o token dedicati, nonche' referenti amministrativi, tecnici o operativi del Cliente.

Per i trattamenti relativi a sito web, lead, richieste demo, registrazione account, gestione del rapporto contrattuale, supporto, sicurezza, fatturazione e pagamenti, SafeDesk agisce quale titolare del trattamento ai sensi dell'art. 4, par. 7, GDPR.

Quando il Cliente utilizza la piattaforma per trattare dati personali di lavoratori, collaboratori, fornitori, subappaltatori o altri terzi nell'ambito delle proprie finalita' professionali o organizzative, SafeDesk agisce normalmente quale responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, o quale sub-responsabile se il Cliente opera a sua volta per conto di un terzo.

I dati personali possono essere raccolti direttamente dall'interessato, generati dall'uso del servizio o ricevuti indirettamente dal Cliente, dagli Utenti Autorizzati o da altri soggetti che utilizzano la piattaforma per conto del Cliente.

SafeDesk utilizza componenti di intelligenza artificiale erogati tramite Google Cloud Vertex AI per supportare estrazione, classificazione, analisi e segnalazione di informazioni contenute nei documenti caricati dal Cliente. In funzione della tipologia del file, possono essere trattati testo, immagini o l'intero contenuto documentale.

Le funzionalita' AI sono progettate come strumento di supporto operativo. SafeDesk non utilizza i Contenuti del Cliente per addestrare propri modelli di intelligenza artificiale. I trattamenti effettuati tramite Google Cloud Vertex AI sono inquadrati nei termini Google Cloud applicabili, incluso il Cloud Data Processing Addendum (CDPA) e i Service Specific Terms. Alla data di ultimo aggiornamento della presente informativa, tali termini prevedono che Google non utilizzi i dati del cliente per addestrare o perfezionare modelli AI/ML senza preventiva autorizzazione o istruzione del cliente.

SafeDesk configura le chiamate Vertex AI sull'endpoint europeo europe-west1 e applica, a livello organizzativo e infrastrutturale, policy che limitano alle sole localita' UE la creazione di nuove risorse Google Cloud per i servizi supportati. Possono tuttavia permanere trattamenti tecnici accessori del provider, quali logging di sicurezza, caching o retention limitata, nei limiti dei termini contrattuali applicabili e della configurazione adottata.

Gli output generati possono contenere errori, omissioni o risultati non completi. SafeDesk non assume decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sugli interessati nell'ambito dei trattamenti svolti quale titolare.

Quando il Cliente utilizza output AI per proprie finalita' operative, resta integralmente responsabile della verifica umana, della decisione finale, della base giuridica dei dati trattati e del rispetto degli obblighi applicabili ai sensi del GDPR, dell'AI Act e della normativa di settore.

Il trattamento e' effettuato con strumenti informatici, telematici e organizzativi idonei a garantire riservatezza, integrita', disponibilita' e resilienza dei dati, nel rispetto dei principi di liceita', correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza e limitazione della conservazione.

Tra le principali misure tecniche e organizzative adottate da SafeDesk rientrano, in funzione del contesto, controllo degli accessi basato su ruoli, autenticazione multifattore, protezione della sessione, cifratura del traffico in transito tramite TLS, cifratura dei dati a riposo mediante i meccanismi nativi dei principali provider infrastrutturali, logging e monitoraggio degli eventi di sicurezza, segregazione logica degli ambienti, backup periodici, gestione degli incidenti e principio del privilegio minimo per il personale autorizzato.

Per i servizi Google Cloud rilevanti, SafeDesk applica inoltre vincoli organizzativi che limitano la creazione di nuove risorse alle sole localita' UE per i servizi supportati e utilizza endpoint europei per le funzionalita' Vertex AI. Ove disponibili e pertinenti, sono utilizzati anche i meccanismi di audit e transparency messi a disposizione dal provider cloud per tracciare gli accessi amministrativi autorizzati.

I dati personali sono trattati da personale autorizzato e istruito, nonche' da fornitori e partner tecnici debitamente selezionati e vincolati, ove applicabile, da accordi conformi all'art. 28 GDPR o da ulteriori idonei impegni contrattuali.

I dati possono essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti, ad autorita', consulenti, istituti di credito, provider tecnici, fornitori di servizi infrastrutturali, professionisti e soggetti che agiscono quali responsabili del trattamento, sub-responsabili, destinatari autorizzati o titolari autonomi in base al ruolo concretamente ricoperto.

Per i trattamenti di pagamento e fatturazione svolti attraverso provider esterni, alcuni dati possono essere trattati dal provider anche in qualita' di titolare autonomo secondo la relativa documentazione contrattuale e privacy.

SafeDesk struttura i principali trattamenti del servizio su infrastrutture e regioni situate nello Spazio Economico Europeo. In particolare, per Google Cloud sono state adottate policy organizzative che limitano la creazione di nuove risorse alle sole localita' UE per i servizi supportati, mentre l'applicazione indirizza le chiamate Vertex AI all'endpoint europeo europe-west1.

Quando si rendono necessari trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi, SafeDesk e i relativi fornitori si avvalgono delle garanzie previste dal Capo V del GDPR, incluse decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea o altre misure supplementari ritenute appropriate in relazione al caso concreto.

Con specifico riferimento ai servizi Google Cloud Vertex AI, SafeDesk si affida alla configurazione europea adottata e alle garanzie di data location, data residency e training restriction documentate dal provider per i servizi e le funzionalita' utilizzati, fermo restando che l'eventuale operativita' di supporto, la struttura societaria del fornitore o altri meccanismi previsti dal servizio devono essere valutati anche alla luce dei relativi termini contrattuali.

Nei casi previsti dagli artt. 15-22 GDPR, l'interessato puo' chiedere accesso ai dati personali, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse, portabilita' dei dati e revoca del consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceita' del trattamento precedente alla revoca.

Le richieste possono essere inviate a info@safedesk.it. Il Titolare fornisce riscontro entro i termini previsti dal GDPR, normalmente entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta, fatti salvi i casi di proroga consentiti dalla legge.

Se SafeDesk tratta i dati per conto del Cliente quale responsabile o sub-responsabile, le richieste relative a tali dati saranno di regola inoltrate al Cliente, che resta il soggetto competente a fornire riscontro sostanziale all'interessato, fermo restando il supporto tecnico di SafeDesk nei limiti previsti dal contratto e dal DPA.

Resta fermo il diritto dell'interessato di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorita' di controllo competente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure nel luogo in cui si e' verificata la presunta violazione.

SafeDesk si riserva di aggiornare la presente informativa in caso di modifiche normative, evoluzione del servizio, aggiornamento dei fornitori, cambiamenti organizzativi o introduzione di nuove funzionalita'.

La versione aggiornata e' pubblicata su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento. In caso di modifiche rilevanti, SafeDesk potra' darne comunicazione agli utenti registrati anche tramite e-mail o notifica in-app.