Scadenziario della formazione sulla sicurezza: come organizzarlo

Lo scadenziario della formazione sulla sicurezza registra le date dei corsi aziendali e calcola i rinnovi obbligatori prima della loro perdita di validità. Si applica al datore di lavoro e ai dirigenti, tenuti agli adempimenti di formazione e aggiornamento definiti dall'art. 18 del D.Lgs. 81/2008 e dall'art. 37 del D.Lgs. 81/2008.

In breve

• La formazione generale di 4 ore costituisce un credito formativo permanente e non va ripetuta.
• La formazione specifica dei lavoratori scade ogni 5 anni con un aggiornamento minimo di 6 ore.
• L'aggiornamento per la figura del preposto ha cadenza almeno biennale e richiede lezioni solo in presenza.
• Per il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza l'obbligo di aggiornamento ha cadenza annuale.
• L'omesso aggiornamento comporta l'arresto da due a quattro mesi o l'ammenda da 1.200 a 5.200 euro.

Quali attestati di sicurezza hanno una scadenza

I corsi di sicurezza si distinguono tra moduli a validità permanente e corsi soggetti a rinnovo periodico. L'art. 37, comma 14-bis, del D.Lgs. 81/2008 riconosce il credito formativo quando i percorsi presentano contenuti sovrapponibili. La formazione generale di 4 ore prevista dall'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 non ha scadenza. Una volta registrata nel fascicolo del lavoratore, rimane valida per tutta la vita lavorativa.

Hanno invece una data di scadenza i percorsi legati ai rischi della mansione e ai ruoli operativi di vigilanza. L'aggiornamento della formazione specifica dei lavoratori scade dopo 5 anni dal rilascio del certificato. La medesima scadenza quinquennale vale per il datore di lavoro secondo l'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 e per i coordinatori per la sicurezza nei cantieri.

Una disciplina specifica riguarda i preposti. L'art. 37, comma 7-ter, del D.Lgs. 81/2008 stabilisce che le attività formative di aggiornamento del preposto devono ripetersi con cadenza almeno biennale. Lo stesso comma impone lo svolgimento del corso interamente con modalità in presenza.

Per il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS), l'art. 37, comma 11, del D.Lgs. 81/2008 richiede un aggiornamento periodico con frequenza annuale. Anche gli addetti alle emergenze e alla prevenzione incendi, indicati all'art. 37, comma 9, ricevono un aggiornamento periodico legato alle proprie mansioni.

Periodicità dei rinnovi per ciascuna figura aziendale

La tabella seguente riassume le scadenze e i requisiti orari di aggiornamento per ciascun ruolo aziendale previsti dalle norme in vigore.

I consulenti che seguono più aziende possono consultare la sezione dedicata alla gestione documentale per professionisti della sicurezza per organizzare le cartelle dei lavoratori e le verifiche sui requisiti.

Come costruire e monitorare lo scadenziario passo dopo passo

Impostare uno scadenziario ordinato richiede quattro passaggi operativi consecutivi.

1. Censimento delle mansioni effettive

Identifica le mansioni assegnate a ciascun dipendente all'interno dell'organigramma aziendale. L'art. 18, comma 1, lettera c, impone di affidare i compiti tenendo conto delle capacità e delle condizioni di salute dei lavoratori. Non fermarti alla qualifica contrattuale. Rileva chi esercita funzioni da preposto sul campo, chi utilizza attrezzature da lavoro e chi fa parte delle squadre di primo soccorso o antincendio.

2. Mappatura degli attestati storici e dei crediti

Raccogli gli attestati rilasciati a ciascun lavoratore da enti formatori o scuole edili. Controlla la data di rilascio, le ore frequentate e gli argomenti trattati. L'art. 37, comma 14, dispone la registrazione delle competenze nel fascicolo elettronico del lavoratore. Questa verifica storica conferma i crediti acquisiti ed evita di programmare nuovamente il modulo di formazione generale di 4 ore.

3. Impostazione delle soglie di preavviso a 90, 60 e 30 giorni

Organizza il calendario di controllo applicando tre livelli di allerta temporale a 90, 60 e 30 giorni:

• Soglia a 90 giorni: esamina gli attestati che arrivano a scadenza nel trimestre successivo. Questo margine permette di conteggiare il totale dei lavoratori da formare e contattare i soggetti formatori o gli organismi paritetici di cui all'art. 51.
• Soglia a 60 giorni: seleziona le edizioni dei corsi a catalogo e iscrivi i partecipanti. Per i preposti, verifica che il corso si tenga interamente in aula fisica nel rispetto dell'art. 37, comma 7-ter.
• Soglia a 30 giorni: invia la convocazione scritta al dipendente. L'art. 37, comma 12, stabilisce che la formazione si svolga durante l'orario di lavoro senza oneri a carico del lavoratore. Questo termine anticipato consente di riorganizzare le squadre di cantiere prima dell'inizio delle lezioni.

4. Pianificazione delle aule e tracciamento

Registra le date di frequenza effettiva e archivia i certificati completi di verifica finale dell'apprendimento. Per le prove pratiche sulle macchine, l'art. 37, comma 5, obbliga a tracciare l'addestramento in un apposito registro, tenuto anche su supporto informatico. Le imprese esecutrici possono integrare questo controllo con il controllo scadenze per le imprese.

Esempio: gestione scadenze per una squadra di cinque operai

Esempio: l'impresa edile EdilPro S.r.l. occupa cinque operai soggetti ai requisiti di rischio alto, con corso iniziale di 16 ore (4 ore generali e 12 ore specifiche secondo l'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025). Il responsabile esegue il controllo dello scadenziario il 1° marzo 2026.

La squadra presenta le seguenti registrazioni:

1. Mario Rossi: muratore specializzato, preposto e addetto antincendio. Formazione specifica emessa il 10 maggio 2021, corso preposti completato il 15 aprile 2024, corso antincendio svolto il 10 ottobre 2023.

2. Luca Bianchi: carpentiere e RLS aziendale. Formazione specifica del 20 gennaio 2023, ultimo aggiornamento RLS da 4 ore rilasciato il 20 aprile 2025.

3. Gianni Neri: manovale edile. Formazione specifica emessa il 15 settembre 2021.

4. Paolo Verdi: muratore. Formazione specifica del 5 novembre 2023.

5. Marco Gialli: gruista. Formazione specifica completata il 1° febbraio 2025.

L'ufficio calcola le date utili partendo dal 1° marzo 2026:

• Mario Rossi raggiunge la prima scadenza il 15 aprile 2026 per il corso da preposto, al compimento dei due anni dall'attestato del 15 aprile 2024. Mancano 45 giorni, collocando il lavoratore nella finestra di preavviso a 60 giorni. La sua formazione specifica scade invece il 10 maggio 2026, a cinque anni dalla data del corso.
• Luca Bianchi deve rinnovare la formazione RLS entro il 20 aprile 2026, a un anno dall'ultimo aggiornamento. Mancano 50 giorni alla scadenza.
• Gianni Neri deve rinnovare la formazione specifica entro il 15 settembre 2026 (cinque anni dal 15 settembre 2021), con sei mesi di margine.
• Paolo Verdi e Marco Gialli non presentano scadenze durante l'anno 2026.

EdilPro S.r.l. iscrive subito Mario Rossi a una sessione preposti in presenza programmata prima del 15 aprile 2026. L'azienda inserisce poi Mario Rossi e Gianni Neri nella stessa aula di aggiornamento lavoratori da 6 ore a fine aprile 2026, anticipando la scadenza di Gianni Neri. Luca Bianchi viene convocato per il modulo RLS di 4 ore nella prima settimana di aprile 2026.

Cosa rischia il datore di lavoro con formazione scaduta

L'impiego di personale privo di attestato in corso di validità costituisce violazione dell'art. 18, comma 1, lettera l, del D.Lgs. 81/2008, che impone di adempiere agli obblighi dell'art. 37. Un corso non aggiornato equivale, sul piano ispettivo, a una formazione non somministrata.

L'art. 55 del D.Lgs. 81/2008, al comma 5, lettera c, punisce il datore di lavoro e il dirigente con l'arresto da due a quattro mesi o con l'ammenda da 1.200 a 5.200 euro per l'inosservanza dell'art. 37, commi 1, 7, 7-ter, 9 e 10. La somma indicata nel testo legislativo è soggetta a rivalutazione periodica secondo quanto prescritto dall'art. 306 del medesimo decreto.

L'art. 55, comma 6-bis, dispone che le sanzioni per la violazione dell'art. 37, commi 1, 7, 9 e 10, siano raddoppiate se l'irregolarità riguarda più di cinque lavoratori. Le stesse sanzioni risultano triplicate se l'addebito coinvolge più di dieci lavoratori.

Nei cantieri temporanei o mobili, l'assenza di attestati validi impedisce l'approvazione del Piano Operativo di Sicurezza redatto ai sensi dell'art. 89 e dell'Allegato XV del D.Lgs. 81/2008. In caso di ispezione, l'organo di vigilanza può disporre l'allontanamento immediato del lavoratore dalla mansione fino all'avvenuto aggiornamento.

Errori frequenti

• Iscrivere i lavoratori alla formazione generale a ogni scadenza: l'art. 37, comma 14-bis, considera la formazione generale un credito permanente che non va ripetuto.
• Calcolare cinque anni per i preposti: l'art. 37, comma 7-ter, fissa l'obbligo con cadenza almeno biennale e impone lezioni svolte esclusivamente in presenza.
• Attendere il termine quinquennale dopo un cambio di mansione: l'art. 37, comma 4, lettera b, richiede nuova formazione specifica al momento del trasferimento o dell'assegnazione a mansioni diverse.
• Mantenere la gestione su fogli di calcolo isolati: i registri non sincronizzati non trasmettono avvisi tempestivi, portando a rilevare gli attestati scaduti solo durante i controlli di cantiere.

Come gestirlo con SafeDesk

SafeDesk memorizza gli attestati di sicurezza nella scheda di ciascun lavoratore, monitorando le scadenze relative a operai, preposti, RLS e figure dell'emergenza. Il sistema invia notifiche automatiche prima del termine di validità e genera report di conformità immediati, pronti per essere esibiti ai coordinatori di sicurezza e agli organi di vigilanza.